Tapaamme toimistossa, joka sijaitsee Tukholman pohjoisessa lähiössä, ja sukellamme suoraan päivän aiheeseen.

”Minä ja kollegani tapaamme runsaasti pohjoismaisten teollisuusyritysten edustajia. Vuosittain meillä on ainakin 1000–1500 kontaktia”, aloittaa Pär. ”Yritysten toiminnassa on edelleen runsaasti parantamisen varaa, eivätkä keinot edes ole kovin monimutkaisia.”

Toiminnan siirtäminen ulkomaille, arkipäiväistynyt trendi

Viimeisen 20–30 vuoden aikana suuri osa Suomen teollisuustuotannosta on siirtynyt ulkomaille, mistä käytetään nimitystä ”offshoring”. Sehän ei ole enää uutinen. Syitä on monia ja prosessi on vaikuttanut moniin: kun teollisuudenala katoaa, tuotantolaitokset siirtyvät pois ja alihankkijat joutuvat luovuttamaan.

Toisinaan tuotannon siirtäminen pois lähialueelta on väistämätöntä. Olemme tottuneet tiettyyn kustannustasoon emmekä ole valmiita maksamaan yllättäen enemmän. Asiasta voidaan käydä pitkiäkin keskusteluja ja monilla on siitä omia näkemyksiä. Pär ei kuitenkaan puhu tästä.

Tuottavuus laskee, kun sen pitäisi nousta

”Työmme kohdistuu pieneen osaan tuotantoketjua, mutta tunnistamamme ongelmat koskevat todennäköisesti monia muitakin osia. Asiakkaat kaipaavat joustavuutta, laatua ja nopeaa toimitusta – nämä ovat tärkeimpiä argumentteja Suomessa tehtävän tuotannon puolesta. Mutta yrityksissä tehdään usein hulluja päätöksiä, jotka osuvat lopulta omaan jalkaan. Toimenpiteet, joiden piti nostaa tuottavuutta, laskevatkin sitä”, sanoo Pär Ideström.

Yksi yleinen esimerkki on yhtiö, joka halusi kasvattaa tuotantonopeutta. Kun asiaa tutkittiin, pullonkaulaksi osoittautui joidenkin osien liittäminen. Teknisen analyysin perusteella kyseinen prosessin osa sopisi erinomaisesti automatisoitavaksi. Hankintapäällikkö vastasi projektista ja pyysi kehitysosastoa tuottamaan vaatimusmäärittelyn halutusta ratkaisusta niin haluttujen toimintojen kuin nopeuden ja muiden ominaisuuksien osalta.

Vaatimusmäärittely lähetettiin konehankinnoista vastaavalle henkilölle, joka sai sitten tarjouksia useiltasoluvalmistajilta. Solurakentajat kävivät töihin ja automaatiosolu valmistui muutamassa kuukaudessa.

Pian osoittautui, että yrityksen suorituskyky ei parantunutkaan odotetusti. Yllättävät tuotantokatkokset ja laatuongelmat seurasivat toinen toistaan.

”Yksinkertainen” tapa parantaa tuottavuutta

Käyttöasteeksi odotettiin vähintään 95 prosenttia, mutta se olikin vain 60. Syitä ei ymmärretty, ja kun hiuksia oli raastettu hetken aikaa, vain yksi ratkaisu auttoi: osatuotanto saatiin toisen työvuoron avulla riittävän suureksi.

Joku alkoi ajatella

Tekninen kehityspäällikkö ei kuitenkaan pystynyt päästämään irti ongelmasta. Solun käyttöasteen piti olla selvästi parempi ja hän uskoi ottaneensa jo kaiken huomioon. Mutta sitten hänellä välähti: millaisia vetoniittejä oikein käytämme? Kun asiaa selviteltiin, paljastui että ostaja oli antanut vaatimusmäärittelyssä vain materiaalin ja mitat. Tuotteet oli tilattu halpatuottajalta, ja ne olivat ostajalle paras vaihtoehto, koska niiden hinta oli ”oikea”. Niitä ostamalla yritys säästi vuosittain 1,5 miljoonaa kruunua.

Ongelma olikin siinä, että käyttöasteen aleneminen, tuotannon hidastuminen sekä uusi työvuoro ja uudet työrutiinit kasvattivat kustannuksia 5–10 miljoonaa kruunua vuodessa.

Vielä yksinkertaisempi tapa parantaa tuottavuutta

”Tämä saattaa kuulostaa liian tyhmältä ollakseen totta, mutta se ei ole kovinkaan epätavallista. Tyhmintä on, ettei yrityksessä olla vieläkään vaihdettu kiinnikkeitä… toisinaan järki joutuu väistämään arvovallan tieltä”, huokaisee Pär. ”Valitettavasti tällaiset ongelmat ovat yleisiä, mutta yritämme aina korostaa yksinkertaista ratkaisua: Varmistakaa, että vaatimusmäärittely on kattava! Tai kuten me sanomme, moniulotteinen.”

Vaatimusmäärittelyt ovat usein perinpohjaisia kokonaisratkaisun osalta, mutta yksityiskohdissa on saatettu kiirehtiä, jolloin niiden määritys on jäänyt vajaaksi. Puutteita voi olla kaikenlaisia toimituserien virheettömyydestä ja yksityiskohtien laadusta aina oikeisiin mittoihin.

”Syy tähän on usein tiedon puute siitä, miten yksityiskohdat vaikuttavat lopputulokseen. Harvat osaavat esimerkiksi mitoittaa ruuviliitokset oikein. Se tehdään tunnepohjalta, jolloin liitoksesta voi tulla yli- tai alimitoitettu”, sanoo Pär. ”Tämä liittyy oleellisesti tuottavuuden parantamiseen. Jos 60–80 prosentin käyttöaste riittää, tuotteen ostaminen halvimmasta lähteestä saattaa olla perusteltua.”

Moniulotteinen vaatimusmäärittely

Tällaisten epäoptimaalisten ratkaisujen välttämistä varten kehitys- ja hankintaosaston on löydettävä selkeä yhteisymmärrys.

”Moniulotteisessa vaatimusmäärittelyssä tarkastellaan kohdetta ylhäältä käsin ja otetaan huomioon kaikki parametrit”, sanoo Pär.

Moniulotteinen vaatimusmäärittely puolustaa yrityksen etuja ja ottaa kokonaiskuvan huomioon. Sitä varten yrityksen on kyettävät sisäiseen yhteistyöhön, ja painopisteen on oltava tämä: Millaista tuottavuutta haemme?

Tämä sisältää esimerkiksi nopeuden, käyttöasteen ja laadun niin tuotannon kuin jälkimarkkinatoiminnan näkökulmasta. Miten saamme eniten irti investoinnista, jotta saavutamme tavoitteemme? Kehitysosaston on tehtävä oikeita päätöksiä kaikessa kattavasta ratkaisusta yksityiskohtaisiin valintoihin, ja hankintaosaston on saatava oikeat tiedot, jotta se pystyy ostamaan oikeat tuotteet.

”Tämä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, mutta monessako yrityksessä sisäinen yhteistyö toimii oikeasti?”, pohtii Pär.

Miksi tilanne on tämä?

Tilanne on yleinen monista syistä. Vaikka yritykset väittävät, että niiden sisäinen yhteistyö pelaa hyvin, sisäiset palkkiojärjestelmät saattavat estää parhaan ratkaisun toteuttamisen. Kyseessä voi olla myös muiden osastojen vieraus tai osastojen väliset esteet – ja tietenkin tietämättömyys.

”Haluamme Suomen teollisuuden kukoistavan, ja tämä on erittäin mutkaton tapa parantaa tuottavuutta: Puhukaa toisillenne, huomioikaa kokonaisuus – ja kirjoittakaa moniulotteinen vaatimusmäärittely!”, sanoo Colly Componentsin markkinointipäällikkö Pär Ideström lopuksi.